Jak zarządzać służbowymi samochodami?

Odpowiednia opieka nad firmową flotą usprawni pracę Twojej firmy i zredukuje koszty. Niezależnie od tego czy posiadasz pięć, czy pięćdziesiąt samochodów.

Startujesz z własnym biznesem, w którym flota pojazdów jest niezbędna? A może Twoja firma działa na rynku już od kilku lat, ale w ostatnich miesiącach jej tempo rozwoju sprawiło, że potrzebujesz więc aut?

W takim razie ten artykuł jest dla Ciebie. Zobacz, od czego zacząć budowę firmowej floty i jak skutecznie nią zarządzać.

Zacznij od… wyboru samochodu.

Jaki samochód dla firmy wybrać?

Najczęściej firmowe samochody są przeznaczane do trzech zadań.

  1. Dostarczają towary do klientów.
  2. Świadczą usługi poza siedzibą firmy, czyli wspomagają pracę handlowców lub dostawców.
  3. Są dodatkiem motywacyjnym dla kadry zarządzającej.

Firmowa flota ma spełniać podstawowy cel związany z profilem działalności Twojej firmy, czyli dostarczać towar do klientów? W takim razie stawiasz przede wszystkim na flotę transportową. Przy wyborze samochodów kierujesz się m.in. takimi parametrami jak:

  • przestrzeń ładunkowa,
  • poziom spalania,
  • awaryjność,
  • no i oczywiście cena.

Jeżeli szukasz pojazdów dla przedstawicieli handlowych, to kryteria wyboru są bardziej urozmaicone. Wówczas stawiasz na auta osobowe, które nie tylko są ekonomiczne, ale też dobrze wyposażone oraz mają pojemne bagażniki. Zapewne ważna jest dla Ciebie marka tych pojazdów, ponieważ będą one wizytówką Twojej firmy.

Z kolei auta przeznaczone dla kadry menadżerskiej mają najczęściej po prostu być komfortowe. Zazwyczaj są to samochody z segmentu D, a nawet premium. One również są elementem dopełniającym wizerunku firmy.

Czy musisz zatrudniać menadżera floty?

Uważasz, że dbanie o kilkanaście samochodów to nic trudnego i może się tym zająć jeden z pracowników administracji? Nie do końca…

Zarządzanie flotą samochodów to przede wszystkim duża odpowiedzialność. Popełniane błędy kosztują Twoją firmę sporo pieniędzy.

Zwróć uwagę, że opieka nad flotą, to nie tylko ich pozyskanie. Do obowiązków menadżera floty należą m.in. takie zadania jak:

  • nadzorowanie obsługi serwisowej pojazdów,
  • kontrola przebiegu,
  • monitoring pojazdów,
  • rozliczanie kosztów przejazdów,
  • szkody komunikacyjne.

W takim razie, czy każda flota powinna być zarządzana przez menadżera?

Jeżeli Twoja firmowa flota składa się z kilku pojazdów, możesz powierzyć jej zarządzanie pracownikowi sekretariatu lub administracji. Dzięki temu utrzymanie służbowych pojazdów nie generuje dodatkowych kosztów. A pracownicy korzystający ze służbowych samochodów nie tracą czasu na zajmowanie się nimi.

Pamiętaj jednak, aby przeszkolić pracownika odpowiedzialnego za flotę oraz zapewnić mu odpowiednie wsparcie w postaci specjalistycznego oprogramowania do zarządzania autami.

Jak wybrać odpowiedni program do zarządzania flotą?

Aby Twój pracownik sprawnie zarządzał flotą, musi pracować na odpowiednich narzędziach. Jeszcze kilka lat temu służbowe pojazdy były zarządzane przy użyciu arkusza kalkulacyjnego, aktualizowanego na bieżąco o dane dotyczące każdego pojazdu.

To już na szczęście za nami! W końcu żyjemy w erze bezprzewodowego internetu i czujników GPS.

Nie oznacza to jednak, że czeka Cię inwestycja w najbardziej zaawansowane rozwiązania. Na początek skorzystaj z darmowych wersji programów. Jasne, mają one ograniczone funkcje. Jeśli okaże się, że nie potrzebujesz pełnych wersji – świetnie, bo w ten sposób oszczędzisz.

Zanim kupisz oprogramowanie zastanów się, czego potrzebujesz. Podstawową funkcją jest monitorowanie pracy samochodów firmowych w czasie rzeczywistym. Pozostałe elementy, które powinien zawierać dobry program do zarządzania flotą, to m.in.:

  • książka serwisowa

Umożliwia zapisanie daty obowiązkowych wizyt w serwisie oraz podstawowe parametry pojazdu.

  • terminarz ubezpieczeń

Przypomni Ci o zbliżającym się terminie ważności ubezpieczeń.

  • moduł kosztów

Umożliwia zapisywanie i analizowanie wydatków związanych zarówno z całą flotą, jak i poszczególnymi pojazdami.

  • moduł alarmów

Funkcja, której z pewnością nie polubią pracownicy Twojej firmy. Informuje o krytycznych zdarzeniach na drodze, np. brawurowej jeździe. Poinformuje Cię również o próbie kradzieży jednego z pojazdów.

  • system kart paliwowych

Służy do kontroli wydatków przeznaczanych na paliwo.

Kontroluj wydatki związane z pojazdami firmowymi

Kontrola wydatków to jedno z najważniejszych zadań osoby zarządzającej Twoją firmową flotą. Powinna ona wiedzieć, co pochłania największą część budżetu związanego z utrzymaniem służbowych samochodów. I znowu – pomocny jest program, który analizuje te koszty i wykonuje niezbędne obliczenia.

Co może generować najwięcej kosztów?

Są to niemal te same kwestie, które znasz z własnych doświadczeń związanych z posiadaniem samochodu:

  • paliwo,
  • wymiana części eksploatacyjnych,
  • wizyty w autoryzowanych serwisach.

Zastanawiasz się czasem, czy tak częste odwiedzanie serwisów jest konieczne? Szczególnie w przypadku nowych samochodów.

Pamiętaj, że utrzymanie dobrego stanu technicznego pojazdów minimalizuje ryzyko niespodziewanej awarii. Regularna wymiana płynów eksploatacyjnych, klocków hamulcowych czy opon korzystnie wpływa na żywotność pojazdu i bezpieczeństwo kierowców.

Dlatego lepiej przestrzegaj deklarowanych przez producentów okresów eksploatacji. Tym bardziej że unikanie wizyt w serwisach to pozorna oszczędność. W dłuższym okresie kończy się to z reguły wyższymi kosztami. W myśl starej lekarskiej zasady: lepiej zapobiegać, niż leczyć.

Wynajem długoterminowy – skuteczny sposób zbudowania firmowej floty

Zadania i koszty związane z zarządzaniem flotą trochę Cię przytłaczają? A, jeżeli powiemy Ci, że cały ten proces możesz przekazać zewnętrznej firmie? Brzmi kusząco?

Wystarczy, że sfinansujesz samochody służbowe za pomocą wynajmu długoterminowego.

W ramach wynajmu korzystasz z udostępnianych przez usługodawcę samochodów i nie wchodzisz w ich posiadanie na stałe. Tylko wynajmujesz na określony w umowie czas.

Płacisz miesięczny czynsz, który obejmuje wszystkie usługi związane z zarządzaniem flotą, jak:

  • przeglądy i naprawy,
  • ubezpieczenia,
  • pojazdy zastępcze,
  • assistance,
  • komplety opon wraz z wymianą i składowaniem,
  • karty paliwowe.

A to nie wszystko! W Masterlease możesz liczyć na wsparcie doradcy na każdym etapie: od wyboru aut do ich pełnej obsługi. W praktyce oznacza to, że doradca pomoże Ci:

  • wybrać model auta,
  • dobrać odpowiednią specyfikację pojazdów,
  • oszacować wariant obsługi dopasowany do Twoich potrzeb.

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat wynajmu długoterminowego? Przeczytaj nasz poradnik.